Kuyumcuda kasa neden farklıdır?
Normal perakendecide tek kasa vardır: TL girer, TL çıkar, gün sonu sayılır. Kuyumcuda iki kasa paralel ilerler:
- TL kasa: Banknot, POS, banka, çek-senet — para birimi cinsinden değer.
- Gram has altın kasa: Vitrin altın stoğu, kasa altını, atölyedeki altın — gram has cinsinden değer.
Kuyumcunun sermayesi sadece TL'de değil, esas olarak gram has bazındadır. Has altın paralel defter mantığı bu yüzden zorunludur.
Üç katmanlı sayım sistemi
1) Günlük sayım (5-10 dk)
Her gün kapanış sırasında. TL kasa + gram has kasa fiziki sayımı, sistem ile mutabakat, sayım fişi imzası.
2) Haftalık mutabakat (30 dk)
Hafta sonu/pazartesi sabah. Banka, POS, atölye carisi, müşteri carisi, atölye fire dahil tüm hesapların gözden geçirilmesi.
3) Aylık defter kapama (1-2 saat)
Ay sonu. Tüm hareketlerin sınıflandırılması, KDV özel matrah hesabı, e-Fatura mutabakatı, fire raporu, kâr/zarar hesabı.
Günlük sayım: detay protokol
A) TL kasa sayımı
Çekmece açılır, banknotlar denominasyona göre ayrılır:
- 200 TL × ___
- 100 TL × ___
- 50 TL × ___
- 20 TL × ___
- 10 TL ve altı × ___
- Bozukluk: toplam tutar
Toplam fiziki TL = sistem TL kasa bakiyesi olmalı. Fark var ise:
- Açılış kasa fonu doğru mu?
- Gün boyu küçük gider (kapı bekçisi, çay) kayıtlandı mı?
- Para üstü hatası var mı (özellikle yoğun saatlerde)?
B) Gram has altın sayımı
Vitrin + kasa altınları gruplara ayrılır:
- Sarrafiye: külçe, beşibirlik, çeyrek — milyem belli, gram tartılır, gram has hesaplanır.
- 22 ayar bilezik / kolye: her parça tartılır, milyem 916 sabit kabul.
- 14 / 18 ayar: her parça tartılır, milyem 585 / 750.
- Pırlanta yüzükler: altın gramı taş çıkarılarak, milyem üzerinden gram has.
- Atölyedeki altın: sevkiyat kaydından gram has.
Toplam fiziki gram has = sistem gram has kasa bakiyesi. Fark tartı tolerasyonu (±0,05 gr/parça) içinde olmalı.
C) POS, banka, çek-senet
- POS gün sonu raporu = sistem POS hareketleri
- Banka mobil bakiye = sistem banka hesabı
- Çek-senet defteri = sistem çek/senet kayıtları
D) Sayım fişi
| Kalem | Sistem | Fiziki | Fark |
|---|---|---|---|
| TL kasa | 12.450 | 12.430 | −20 |
| Gram has altın | 2.847,3 gr | 2.847,28 gr | −0,02 gr |
| POS | 38.200 | 38.200 | 0 |
İmza: kasiyer + işletme sahibi. Saklama: en az 5 yıl.
Kabul edilebilir sayım farkı
- TL kasa: Günlük ±50-100 TL bozukluk farkı (para üstü hatası).
- Gram has: Günlük 0,01-0,05 gr has tartı tolerasyonu (parça başı).
- POS / banka / çek: Sıfır farkla eşleşmeli.
Bunun üzeri ARAŞTIRILMADAN kapatılmaz.
Çoklu şube sayımı
Üç şubeli bir kuyumcuda her şube kendi günlük sayımını yapar; merkez konsolide raporu görür. Önemli kalem: transit (yoldaki) ürün. A şubesinden B şubesine sevk edilen 50 gr 22 ayar bilezik:
- A şubesi: stok çıkış (gönderildi)
- Transit: 50 gr 22 ayar
- B şubesi: stok girişine kadar transit kasada
- B şubesi alındı kayıdı → transit kapanır
Manuel takip yapan kuyumcular transit'i unutur, A şubesi açık görünür ama altın aslında yoldadır. Kuyumcu ERP sistemi bunu otomatik yapar.
Haftalık mutabakat: 5 kalem
- Banka: Hafta boyu havale, EFT, virman → tek tek sistem ile eşleme.
- POS: Komisyon kesintileri, geri çekmeler, slip arızaları.
- Atölye carisi: Sevkiyat-iade-fire kalemleri, gram has alacak/borç.
- Müşteri carisi: Vadeli satış, taklas, ön ödeme bakiyeleri.
- Çoklu şube transit: Açık kalem var mı, nerede?
Aylık defter kapama: 7 kalem
- KDV özel matrah hesabı (saf altın istisna - işçilik+kâr matrah)
- e-Fatura / e-Arşiv mutabakatı (GİB portalı ile karşılaştırma)
- Fire raporu (atölye bazında, eşik içi/üstü)
- Stok değer raporu (TL ve gram has bazında)
- Kâr/zarar (satış − maliyet − işçilik − genel gider)
- Personel maaş hesabı (komisyonlar dahil)
- Vergi karşılıkları (KDV, gelir/kurumlar, stopaj)
Sayım hatasının kök nedenleri
- Anında kayıt yapılmaması: Müşteri taklas yaptı, kayıt 30 dakika sonra → fark çıkar.
- Çoklu kasiyer karışıklığı: Kim hangi satışı yaptı belli değil → sorumluluk dağılır.
- Atölye sevkiyatı kayıtsız: Sevkiyat fiziksel oldu sistemde değil → açık.
- Tartı kalibrasyonu: Tartı 0,02 gr sapmalı → her parça sapma birikir.
- Şubeler arası transit unutulmuş: Klasik açık kalem.
Yazılımda otomatik sayım
Kuyumhub her satış, alım, taklas, sevkiyat anında TL ve gram has kasaya işler. Gün sonu kapanış ekranında:
- Sistem TL kasa bakiyesi otomatik gösterir
- Sistem gram has bakiyesi (vitrin + kasa + atölye) hesap eder
- Sayım fişi PDF tek tıkla
- Fark analizi: son hareketleri gösterir, sebep tahmin eder
- Çoklu şube transit listesi otomatik açılır
Manuel Excel'de aynı işi yapan kuyumcular bunun yarısını da yapamaz; iki kasayı eş zamanlı tutmak insan eliyle hatasız mümkün değildir.
Özet
- Kuyumcuda iki paralel kasa: TL ve gram has — birlikte sayılır.
- Üç katman: günlük (10 dk), haftalık (30 dk), aylık (1-2 saat).
- Tipik tolerans: TL ±50-100, gram has ±0,01-0,05/parça.
- Çoklu şubede transit kalemleri ayrı sayılır.
- Manuel sayım hata kaçınılmaz — yazılım gerekli.
Sık sorulan sorular
Kuyumcuda kasa sayımı kaç farklı kasaya yapılır?
En az iki: TL kasası ve gram has altın kasası. Çoklu şubede her şubeye ayrı; banka mevduatı, POS, çek-senet ve atölyede tutulan altın da ayrı sayılır. Tek kasa mantığı kuyumcuda yetmez çünkü altın TL'yle eşit hareket etmez.
Kasa sayımı ne sıklıkta yapılmalı?
Günlük (gün sonu kapatma), haftalık (mutabakat), aylık (defter kapama) olarak üç katmanlı yapılır. Günlük sayım 5-10 dk; haftalık mutabakat 30 dk; aylık defter kapama 1-2 saat sürer. Sayım yapılmayan kuyumcuda küçük açıklar yıl sonu büyük problem olur.
Sayım farkı ne kadar normal?
Günlük TL kasada ±50-100 TL bozukluk farkı normal kabul edilir. Gram has kasada günlük 0,01-0,05 gr has fark tartı tolerasyonu içindedir. Üzeri araştırılmalı; fark açıklanmadan kapatılmaz.
Çoklu şubede sayım nasıl yapılır?
Her şube kendi günlük sayımını yapar; merkez bunu konsolide eder. Şubeler arası transit (yoldaki ürün) ayrı kalem yazılır; karşı şube alımı kayıtladıktan sonra kapanır. Bulut tabanlı kuyumcu yazılımı bunu otomatik yapar — manuel Excel'de hata kaçınılmazdır.
Kasa sayımı Kuyumhub'da iki tıkla, hatasız.
TL ve gram has bakiyeleri eş zamanlı; çoklu şube transit otomatik.