Kuyumcu muhasebe programı: ay sonunda müşavirinize ne vermelisiniz?

Kuyumcu ay sonunda mali müşavire ne verir?

Her dükkânın düzeni farklıdır ama müşavirin ay kapanışı için ihtiyaç duyduğu evrak hemen hemen aynıdır. Bunları dört grupta düşünebilirsiniz.

• Satış faturaları: e-Fatura, e-Arşiv ve altın faturaları. Müşavir bunlardan satış tutarını ve hesaplanan KDV'yi çıkarır.
• Gider pusulaları: Müşteriden hurda ya da eski altın aldığınızda, karşılığında kestiğiniz belge. Alış maliyetinizin kanıtı budur.
• Banka hareketleri: Havale, EFT ve kart tahsilatlarının dökümü. Hangi satışın bankaya, hangisinin kasaya girdiği buradan anlaşılır.
• Kasa: Ay sonu nakit sayımı ve kasa defteri. Nakit satışlarla kasa bakiyesinin tutması gerekir.

Toptancıdan aldığınız mal faturaları ve giderlerinizin (kira, elektrik, personel) belgeleri de bunlara eklenir. Ama kuyumculuğu diğer esnaftan ayıran, ilk dört kalemdeki ayrıntılardır.

Kuyumculukta muhasebeyi zorlaştıran dört şey

1. Has altın ile TL birlikte izlenir

Bir kuyumcunun stoğu gram olarak, geliri ve gideri lira olarak akar. Bugün aldığınız altının gramı yarın başka fiyattan satılır. Has altın bakiyesi ile TL bakiyesi ayrı ayrı doğru olsa bile ikisini yan yana göremezseniz ay sonunda fark çıktığında nedenini bulmak zorlaşır. Daha fazlası için has altın nedir yazımıza bakabilirsiniz.

2. Altın faturasında özel matrah vardır

Altından yapılmış ziynet eşyası ve sikke altın satışında KDV matrahı, satış bedelinin tamamı değildir. 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 23. maddesinin (e) bendine göre, satış bedelinden ürünün içindeki külçe altının has bedeli düşülür, kalan tutar KDV matrahı olur. Pratikte faturada iki satır görürsünüz: has altın bedeli (KDV'siz) ve işçilik (KDV'li). Oranlar için kuyumcuda KDV oranı yazımıza göz atın. Hesabın ayrıntısını mali müşavirinizle teyit edin.

3. Gider pusulasının 7 gün kuralı vardır

Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesine göre gider pusulası, mal tesliminden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Müşteriden hurda altın alıp ertesi hafta pusulayı unutmak, ay sonunda belgesiz bir alış demektir. Üstelik pusulada alıcı ve satıcının adı, soyadı ve adresi bulunmalıdır. Ayrıntılar için gider pusulası rehberimizi okuyabilirsiniz.

4. Nakit ile banka ayrımı

Aynı müşteriden bir kısmı nakit, bir kısmı havale alabilirsiniz. Bankaya gelen para hangi faturaya aittir, faturasız tahsilat var mı, büyük bir havalenin sahibi belli mi? Bunlar ay sonunda en çok zaman alan sorulardır. Nakit tarafı için kasa sayım rehberine bakabilirsiniz.

Evrakı WhatsApp ve kâğıtla taşımanın bedeli

Birçok dükkânda ay sonu şöyle geçer: Faturalar fotoğraflanıp WhatsApp'tan müşavire gönderilir, gider pusulalarının kâğıt nüshaları poşete konur, banka dökümü ayrıca istenir. Bu düzenin sorunları bellidir.

• Eksik evrak: Bir fotoğraf atlanır, bir pusula kaybolur. Müşavir ayın 20'sinde arar, siz iki hafta öncesini hatırlamaya çalışırsınız.
• Okunmayan belge: Bulanık fotoğraftaki tutar yanlış girilir.
• Çift ya da eksik kayıt: Aynı fatura iki kez gönderilir, aynı gün kesilen başka biri hiç gitmez.
• Zaman kaybı: Her ay aynı yazışma, aynı soru. Müşavirin zamanı da sizin ücretinizdir.
• Kontrol yok: 7 gün kuralını aşmış bir gider pusulası ancak ay sonunda fark edilir. O zaman iş işten geçmiş olabilir.

Ay sonunda tek seferde gelen evrak yığını, müşavirin hata yapma ihtimalini de artırır. Yığın büyüdükçe kontrol azalır, kontrol azaldıkça düzeltme için gereken süre uzar. Oysa belgeler ay boyunca birikip düzenli görünürse, hata ilk hafta fark edilir.

Çözüm, evrakın ay sonunu beklemeden tek yerde birikmesi ve müşavirin oradan kendi başına bakabilmesidir.

Düzenli bir ay sonu kontrol listesi

Aşağıdaki tabloyu ayın son haftasında, müşaviri aramadan önce kendiniz gözden geçirebilirsiniz.

Bu listeyi kâğıtla yürütmek mümkün. Ama liste uzadıkça sizi yoran, kontrol edecek kişiyi aramaktır.

Müşavirinizin en çok sorduğu sorular

Ay kapanışında müşavirin size döndüğü sorular genelde şunlardır: Şu havale hangi satışa ait? Bu hurda alımının pusulası nerede? Bu ay KDV matrahı neden geçen aydan bu kadar farklı? Kasa neden tutmuyor? Bu soruların cevabı sizin kayıtlarınızda vardır, yeter ki müşavir o kayda kendisi ulaşabilsin.

Müşavir kaydı kendi programında işler. Sizin payınıza düşen, ona doğru ve eksiksiz malzeme ulaştırmaktır. Mevzuat tarafında MASAK yükümlülüklerini de unutmayın. Bunlar için 2026 yükümlülükleri sayfasına bakabilirsiniz.

Hurda alımında gider pusulası neden bu kadar önemli?

Kuyumcu, müşteriden eski altın ya da hurda aldığında karşısında çoğu zaman fatura kesemeyen bir kişi vardır. Bu alışın belgesi gider pusulasıdır. Pusula yoksa aldığınız altının maliyeti belgesiz kalır, satışını yaptığınızda ise gelirin karşısında gider gösteremezsiniz.

Pusulada işin mahiyeti, malın cinsi, miktarı ve bedeli, alıcı ile satıcının ad, soyad ve adresleri ve tarih bulunur. Satıcının T.C. kimlik numarasını da yazmanız gerekir. Müşteri ile ödeme bankadan yapılıyorsa dekontu pusulaya iliştirmek, müşavirin sorusunu baştan önler.

Yedi gün kuralı yüzünden pusula günü geçmeden hazırlanmalıdır. Takibi kâğıt üzerinde yapmak zordur. Bu yüzden birçok dükkân, pusulayı hurda alırken tezgâhta keser. Müşavire giden ay sonu paketinde de pusulaların eksiksiz olması kapanışı hızlandırır.

Banka ve kasa uyumu: ay sonunda neye bakılır?

Müşavirin bakacağı ilk yer, satışlarla tahsilatın tutup tutmadığıdır. Bunun için üç soruya cevap hazır olmalıdır.

• Bankaya giren her havalenin karşısında bir fatura var mı?
• Nakit satışların toplamı, kasaya giren tutarla uyuşuyor mu?
• Toptancıya yapılan ödemeler hangi alış faturasına karşılık geliyor?

Faturasız bir tahsilat çıkarsa iki ihtimal vardır: Fatura kesmek unutulmuştur ya da havale başka bir nedenle gelmiştir. İkisi de ay kapanmadan netleşmelidir. Kasa tarafında ise ay son günü fiili sayım yapmak ve bakiyeyi kayıtla karşılaştırmak, farkı ilk günden yakalamanızı sağlar.

Büyük tutarlı işlemlerde kimlik bilgisinin eksik kalması ayrı bir risktir. Konuyla ilgili MASAK uyum sayfamıza göz atabilirsiniz.

KuyumHub mali müşavir paneli nasıl çalışır?

KuyumHub defter tutmaz, beyanname vermez. Muhasebeci kendi programında kaydı işlemeye devam eder. KuyumHub'ın yaptığı, evrakı müşavire düzenli ve eksiksiz ulaştırmaktır.

• Siz müşavirinizi davet edersiniz. Müşavir muhasebe.kuyumhub.com adresinden kendi girişiyle, salt okunur olarak bakar. Hiçbir şeyi değiştiremez.
• Müşavir faturaları, gider pusulalarını, aylık banka özetini (gelen ve giden) ve aylık KDV özetini (matrah ve KDV) görür.
• Muhasebe dökümünü Luca, Logo ya da Excel'e alınabilecek sütun düzeninde indirir.
• Birden fazla mağazaya tek hesaptan bakabilir.

Evrakın kaynağı da aynı yerde. e-Fatura, e-Arşiv ve altın faturası tek tuşla kesilir ve GİB'e gider. Gider pusulası müşteriden alınan hurda için kesilir, kimlik no ve adres zorunludur, 7 gün kuralı takip edilir ve süresi geçen taslak uyarı verir. Banka ile ödeme yaptıysanız dekont pusulaya bağlanır.

Banka tarafında 28 bankanın hareketi kendiliğinden panele düşer. Bağlantı yalnız okuma yetkisiyle kurulur, KuyumHub para gönderemez. Faturasız tahsilatlar ve kimliği eksik büyük havaleler ayrı listede çıkar. Bağlantıyı kurulumda KuyumHub ekibi yapar. Ayrıntı için banka, kimlik, e-fatura ve gider pusulası sayfasına bakın.

Mağaza tarafında satış, stok, kasa ve has altın (TL ve gram yan yana) aynı programdadır. Mevcut programınızın üstüne kurulur, program değişmez. "Bu ay toptancıya ne ödedim?" gibi soruları yapay zekaya sorarsınız. Esnaf paketi yıllık 50.000 ₺, Profesyonel paket 100.000 ₺ (şube başına), kurulum ve eğitim ücretsizdir, 14 gün koşulsuz iade vardır. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Ay sonunu rahatlatmak için nereden başlamalı?

Programdan bağımsız, bugünden uygulayabileceğiniz üç adım var.

1. Her hurda alımında pusulayı aynı gün kesin. Yedi günü beklemeyin.
2. Haftada bir banka hareketlerine bakıp faturasız tahsilatı işaretleyin.
3. Müşavirinizle ortak bir ay sonu listesi belirleyin, kim neyi hangi tarihe kadar gönderiyor yazın.

Bir de müşavirinize şu soruyu sorun: "Hangi belge size geç ulaşınca en çok işiniz uzuyor?" Cevap çoğunlukla gider pusulaları ya da banka dökümü çıkar. Ortak listenin ilk satırlarına bunları yazın. Böylece ay sonu, ayın son gününde değil ay boyunca küçük parçalar hâlinde yapılmış olur.

Evrak düzeni kurulduktan sonra müşavirle yazışma da sadeleşir. Sorular "şu belge nerede" değil, "şu tutarı birlikte inceleyelim" biçimine döner. Bu da hem sizin hem müşavirin zamanını yeniden kazandırır. Kapanış sırasında bir hata görürseniz, hatayı ayı kapatmadan düzeltmek her zaman daha ucuzdur.

Yazılım bu adımları kolaylaştırır ama yerine geçmez. Merak ettiğiniz bir şey olursa bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular